Assistant(e) formation (F/H)

Sous la responsabilité de la Responsable de l’Institut, vous aurez pour principales missions :

1. Gestion de l’accueil et des communications 

• Réceptionner, traiter et orienter si besoin les appels téléphoniques de l’Institut vers les personnes compétentes ;
• Gérer la boite mail de l’Institut : tri, traitement et transmission des courriels aux services/personnes concernés ;
• Accueillir les stagiaires lors des formations.

2. Gestion administrative des formations

• Informer, conseiller, accompagner et traiter les demandes des stagiaires ;
• Inscrire les stagiaires aux sessions de formation (bénévoles, salariés) ;
• Préparer les dossiers administratifs (conventions, convocations, attestations, émargements) ;
• Suivre et mettre à jour les dossiers des stagiaires et formateurs ;
• Gérer les annulations ;
• Gérer et contrôler les notes de frais ;
• Assurer le suivi de la facturation en lien avec la Direction administrative et financière.

3. Organisation et logistique des sessions de formation 

• Rechercher des formateurs ;
• Planifier les sessions de formation en lien avec les formateurs, les référents formations et les associations ;
• Organiser les déplacements et hébergements des formateurs et stagiaires si besoin ;
• En lien avec la standardiste :
  • Réserver, préparer les salles et le matériel pédagogique nécessaire ;
  • Envoyer les supports pédagogiques aux stagiaires ;
• Suivre la bonne réception des documents. 

4. Suivi et évaluation des formations 

• Recueillir les évaluations des stagiaires et formateurs ;
• Analyser les retours pour l’amélioration continue des formations ;
• Mettre à jour les indicateurs de suivi et de qualité ;
• Rédiger les bilans et rapports de formation. 

5. Support aux formateurs et aux stagiaires 

• Apporter à l’assistance technique pour les formations en ligne (dont webinaires) ;
• Accompagner les formateurs dans la préparation de leurs supports ;
• Répondre aux demandes des stagiaires concernant l’organisation des sessions. 

6. Support administratif 

• Assister l’équipe dans toutes les tâches administratives courantes :
  • Numériser, classer et archiver des documents ;
  • Trier et gérer le courrier entrant et sortant ;
  • Gérer les fournitures de l’Institut et réassorts en collaboration avec les services généraux.
• Suivre et mettre à jour les bases de données et documents internes. 

7. Commissions et groupes de travail 

• Planifier les dates de commissions et les groupes de travail ;
• Envoyer les convocations et ordres du jour ;
• Réserver et préparer les salles, les dossiers et supports nécessaires ;
• Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunion ;
• Contribuer à l’élaboration du catalogue des formations bénévoles.

8. Veille et amélioration des process 

• Suivre les évolutions réglementaires en matière de formation professionnelle ;
• Proposer des améliorations pour optimiser la gestion des formations ;
• Participer à l’élaboration et à la mise en place de nouveaux outils de gestion ;
• Suivre les process du manuel qualité de l’Institut ;
• Contribuer à la réalisation des audits interne de l’Institut.

Sur demande de la Responsable, il/elle se verra confier d’autres tâches administratives ponctuelles.

Sur demande, il/elle pourra être amené(e) de manière exceptionnelle, à assurer le remplacement de la standardiste lorsqu’aucune autre solution de remplacement n’est disponible.

Les missions ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer en fonctions des besoins du service.