Secrétaire administratif(ve) – FA29 F/H

Sous la responsabilité de la Présidente de l’Association France Alzheimer Brest (29), vous participerez au bon déroulement de l’activité de l’Association et assisterez la Présidente dans toutes les tâches administratives inhérentes à la fonction. A ce titre, vos missions principales seront les suivantes :

Accueil :

• Réceptionner et orienter les appels téléphoniques, transmettre les messages, remplir les tableaux de reporting ;
• Accueillir, orienter les familles et donner le premier niveau d’information.

Secrétariat :

• Gérer la boîte mail (réponses et/ou transferts des demandes) ;
• Gérer journellement le courrier entrant et sortant : enregistrement et affranchissement ;
• Assurer diverses tâches de secrétariat, reprographie, classement, archivage ;
• Rédiger et/ou mettre en page comptes-rendus, courriers divers/documents administratifs ;
• Préparer les réunions BU/CA/AG : convocations, feuilles d’émargement, réservations salles ;
• Assurer la préparation logistique des différentes activités et ateliers.

Gestion comptable :

• Gérer et suivre les dossiers d’aide en collaboration avec le coordonnateur : Union / Gestion des AAP / demandes et suivi des subventions (mairies, conférence des financeurs, CPAM, CARSAT, etc.) ;
• Assurer la gestion et le suivi des adhésions, l’enregistrement des dons sur le logiciel FAGEST ;
• Mettre à jour la base de données FAGEST, sortir les éléments statistiques et faire les courriers de remerciement ;
• Editer les reçus fiscaux après validation d’un administrateur ;
• Préparer les contrats des prestataires, les faire valider et suivre leur bonne exécution, demander toutes les pièces justificatives (CV, Diplôme, attestation Urssaff, questionnaires, etc.) ;
• Préparer les paiements (factures fournisseurs, prestataires et indemnités bénévoles) ;
• Saisir les pièces comptables dans le logiciel FULL, présenter trimestriellement la situation comptable ;
• Etablir les rapprochements bancaires en collaboration avec le trésorier ;
• Collaborer avec l’expert-comptable pour l’établissement des bilans annuels et la combinaison des comptes avec les services de l’Union.

Liens avec les bénévoles, les partenaires et les services de l’Union Nationale :

• Transmettre les inscriptions aux formations à l’Union (bénévoles, salariés, administrateurs) ;
• Etablir et mettre à jour les tableaux de bord pour le suivi des formations ;
• Participer à l’organisation d’évènements : manifestations, Pédalons pour Alzheimer, conférences, etc. ;
• Participer à la création des supports de communication, des bulletins semestriels ;
• Gérer les stocks et réassorts des brochures et fournitures ;
• Sur demande du responsable hiérarchique, il/elle se verra confier d’autres tâches ponctuelles administratives (classement, saisie, courriers etc.)