Entreprise
France Alzheimer, association reconnue d’utilité publique depuis 40 ans, soutient les malades et leur famille, informe l’opinion et les pouvoirs publics, contribue aux progrès de la recherche, forme les bénévoles, les aidants et les professionnels de santé.
Elle fédère environ 102 associations départementales à travers toute la France (métropole et DOM/TOM).
Elle compte 100 000 donateurs et adhérents et près de 2200 bénévoles.
L’association s’appuie sur un réseau porteur de valeurs communes : la solidarité, l’éthique et le respect de la personne.
Vous vous reconnaissez dans ces valeurs et vous avez envie de vous investir pour une association qui fait des personnes malades et de leurs familles sa priorité ?
Vous souhaitez évoluer au sein d’une association où entraide, bienveillance, honnêteté et intégrité sont les maîtres-mots ? Alors n’hésitez plus et rejoignez-nous !
Poste
Sous la responsabilité de la Présidente/du Président de l’Association France Alzheimer Hautes-Pyrénées (65), vous participerez au bon déroulement de l’activité de l’association. Vous assisterez la Présidente/le Président et les membres du Bureau dans l’ensemble des tâches administratives inhérentes à leur fonction.
Vos missions et activités principales seront les suivantes :
Accueil et communication
- Gérer le courrier, les mails et les appels ; diffuser les informations aux antennes et bénévoles ;
- Accueillir, écouter et orienter les personnes reçues au local ;
- Assurer la gestion de la boîte mail et les échanges avec les bénévoles.
- Savoir ventiler les mails en fonction des activités des bénévoles au sein de l’association
Secrétariat général
- Rédiger et mettre en forme courriers, documents et comptes rendus administratifs ;
- Assurer le classement, la reprographie, l’archivage et l’affranchissement du courrier ;
- Commander la documentation à l’Union et gérer les stocks de brochures et fournitures ;
- Transmettre les factures, demandes d’adhésions et autres documents nécessaires à la Commission Comptabilité-Gestion et mettre à jour les tableaux de bord de suivi des ateliers et actions proposés.
- Faire le suivi des actions, rassembler les documents nécessaires (évaluations, feuilles d’émargement…) et organiser leur justification dès leur finalisation.
- Contribuer à un accueil soigné et convivial dans les locaux de l’association et/ou dans d’autres lieux lors de réunions ou évènements à l’extérieur
- Vérifier qu’une adhésion existe quand la personne participe à des ateliers
Formations et actions
- Organiser la logistique des formations des aidants : communication, inscriptions, suivi des participants, préparation du matériel (vidéoprojecteur, paperboard, bouilloires, denrées pour l pause, flyers, documentation…) et coordination avec la psychologue ;
- Assurer la gestion administrative et logistique des groupes de parole, café mémoire et autres ateliers ou activités mises en place par l’association ;
- Transmettre aux bénévoles chargés de l’écoute des familles les demandes de rendez-vous et les données personnelles ;
- Organiser les déplacements (titres de transport, hébergements) et les réunions pour les bénévoles.
Réunions et autres missions ponctuelles
- Préparer les réunions du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale (convocations, salles, feuilles d’émargement, collations, comptes-rendus …) ;
- Participer à la rédaction de courriers divers et à l’envoi des vœux annuels ;
- Effectuer, sur demande de la Présidente/du Président, diverses tâches administratives inhérentes à la fonction selon les besoins de l’association ;
- S’occuper de l’approvisionnement en fournitures de bureau, boissons, collations, produits d’hygiène et entretien nécessaires au bon fonctionnement de l’association ;
- Assurer le rangement et le nettoyage des locaux lorsque nécessaire.
Confidentialité
Le respect impératif de la confidentialité des dossiers familles, des données et documentations internes est attendu.
Profil
Issu(e) d’un Bac secrétariat ou équivalent vous manifestez un intérêt pour le secteur associatif. La connaissance du secteur de la santé ou du médico-social serait un plus.
Vos capacités rédactionnelles et relationnelles, votre organisation, votre sens de la discrétion et loyauté sont des éléments essentiels pour la tenue de ce poste.
Vous savez vous adapter à des demandes ponctuelles de flexibilité horaire lors d’événements ou de réunions (conseils d’administration et assemblée générale) sur demande du Président/de la Présidente.
Vous maîtrisez parfaitement le pack office, la prise de notes et savez réaliser des affiches afin de promouvoir des évènements associatifs.
Informations complémentaires :
- Localisation : TARBES
- Statut : Employé
- Salaire : Salaire horaire à l’embauche de 13 euros brut
- Type de contrat : CDI période d’essai de 2 mois
- Horaire de travail: Poste à temps partiel 80% (les mardis-jeudis-vendredis et samedis)
- Disponibilité prise de poste : dès que possible
*Formation obligatoire : Une session de 4,5 jours au total, dont 2 fois 2 jours en présentiel à Paris et 2 heures en distanciel, est prévue pour les secrétaires administratives.
